Особый стиль

Переписка по электронной почте является относительно новым видом общения, отличающимся от традиционного бумажного и личного, но она уже стала непременным атрибутом жизни как больших корпораций, так и малых фирм. К примеру, PR-директор компании «Телефон.Ру» Людмила Игнатьева рассказала, что через электронную почту проходит 90% всей корпоративной переписки и порядка 50% делового общения. Остальные 10% корпоративной переписки проходят через skype, icq и sms, а оставшаяся половина делового общения — по телефону и при личных встречах. Руководитель центра электронного бизнеса банка «Солидарность» Алексей Кистанов также отмечает, что через электронную почту проходит большая часть деловой переписки.

В Интернете уже существует понятие «нетикет» (сетевой этикет) — набор правил общения в Сети. Часть из них относится к общению по электронной почте. В основном это принципы составления писем. Однако говорить о культуре «электронного» общения еще рано. Бескультурье проявляется практически во всем, начиная с несоблюдения элементарных правил электронной переписки, таких как обозначение темы письма, приветствие или подпись, и заканчивая более серьезными «нарушениями», ведущими к прекращению деловой переписки с конкретным адресатом в принципе. Можно предположить, ряд пользователей не знаком с правилами общения по электронной почте, а их общий культурный уровень не предполагает знания элементарных правил этикета, на базе которых выстраивается деловая переписка.

PR-менеджер Поволжского филиала компании «Евросеть» Наталья Швейкина считает, что культура электронной переписки зависит в первую очередь от воспитания и характера конкретного человека. Однако не стоит строго судить об адресате по тому, отправляет ли он подтверждения о прочтении, какими словами приветствует и как оформляет свое послание. Правила этикета меняются в зависимости от развития Интернета и программного обеспечения и появления новых возможностей почтовых клиентов. Самым важным в электронном письме Наталья Швейкина считает наличие в теле письма подписи с координатами отправителя и названия темы. Это облегчает получателю ориентацию в огромном массиве электронных писем.

есть факты

Правила, которые необходимо соблюдать, используя электронную почту

Заполнять все поля электронного сообщения. Каждое электронное письмо имеет поля «Кому» и «Тема сообщения». Многие люди, ведущие активную деятельность в Интернете, обычно читают только те письма, в которых вразумительно заполнены эти два поля.
Приветствие и подпись. Новое электронное письмо следует начинать с приветствия и обращения к адресату. Адресность письма повышает шансы его доставки в нужные руки. В конце каждого сообщения следует ставить электронную подпись. Она сообщает адресату всю необходимую информацию об отправителе (ФИО, должность и т.д.).
Отвечать компетентно и оперативно. На сегодняшний день считается нормальным ответить на письмо в день его получения или на следующий день. Некоторые западные компании, имеющие в штате сотрудников, единственной должностной обязанностью которых являются ответы на входящие электронные сообщения, отвечают на них в течение 10 минут. Отвечая на сообщение, рекомендуется не удалять присланный текст и отправлять ответ вместе с ним. Получатель сообщения легко сможет вспомнить, о чем шла речь в его письме.
Не посылать больших сообщений. Ответ должен быть лаконичным, но содержать всю необходимую информацию. Если к письму присоединяются файлы, о них нужно написать в теле письма. Рекомендуется сжимать их архиваторами. Имена файлов должны быть понятны адресату.

Без отчета